オフィスで快適に過ごすには

 
 

オフィス環境とは
オフィスのレイアウト



おすすめ!
オフィス用品
備品
電卓
アコーディオンファイル 
OAチェアー




アコーディオンファイルとは

たくさんの領収証や請求書をまとめて渡される時がありますよね。時間のあるときなら
良いのですが、支払業務など忙しいときに限ってこんな書類が大量に来てしまうものです。
毎日きちんと処理できている人の中にも「もう少し書類のやり取りを効率的にしたい」という
人もいると思います。そこでおすすめなのが、アコーディオンファイル!
一見、A4サイズの書類の入るプラスチック製のケースなのですが不思議!両端を
引っ張るとビヨーンと伸び、間仕切りで仕切られています。その姿はまさに
アコーディオンです。そしてこの隙間に書類を入れることが出来るようになっています。

アコーディオンファイル活用方法

このファイルは考え方によっては色々な活用法があります。例えば、事務用の脇机に
もピッタリ収まるサイズですので、引きだしの間仕切り代わりに使用できます。
伸縮自在なので、使い回しはたくさん出来ますが、今回は、「領収証等の整理」に
ポイントを絞ってシチュエーション別に幾つか整理方法をご紹介します。

1人会社の場合

現在は自分のスキルを発揮するために、1人で「フリーランス」として活躍なさる方が
多くなってきています。1人で社長をやりつつ、営業・経理とこなさねばならない方は
きっと数ヶ月、或いは確定申告前にまとめて領収証類の整理をし、集計をすることも
多いと思います。こんな方におすすめの活用方法は・・・

材料

・アコーディオンファイル 適宜(3〜12冊)
・前年の確定申告決算書

作り方

1.まず、インデックスに前年の確定申告書で使用している勘定科目を書く
   (「売上高」「通信費」など)。
2.次に、日常業務で生じた領収証や請求書を該当する科目のポケット
   に日々貯めていく。
3.次に、日常業務で生じた領収証や請求書を該当する科目のポケット
   に日々貯めていく。
4.上記2.3.を繰り返し、決算(確定申告時)になったらメモの金額を
   集計し、決算書を作成する。
5.確定申告が終わったら、決算書(申告書)の控えもファイルに入れて保管する。


忙しくて書類整理が出来ない方

「1人会社の場合」をみてピンと来た方もいらっしゃるかもしれませんが、他の仕事に
追われて、書類の整理はとても出来ないという方にもこのファイルは効果絶大です!
材料・作り方共に「1人会社の場合」とほぼ同様ですが、少し注意するところがあります。
それは、「領収証等を貯める→集計する」の単位を最低でも「月」単位で行う、という
ことです。通常の会社が数ヶ月分まとめて集計、というのは少し簡略化しすぎです。
例えば、「1月と2月の領収証を3月はじめに集計する」というときは、1月分と2月分を
分けて集計し、伝票を起こして欲しい、ということです。
「月単位で会社の数値を把握する」というのは、とても重要なことです。


書類整理が出来ている方

「仮払経費精算」にこのファイルを活用してはいかがでしょうか?
部署ごと、或いは各人に1つずつあらかじめインデックスに勘定科目を記載したファイル
を配布し、月々の経費精算の締切日に各部署等からファイルを回収します。
はじめのうちは、間違った科目のところに入れてくる人もいるかもしれませんが、そこは
優しく指導してあげて、間違いの少ないように持って行ってあげてください。各担当に
書いてもらった「経費精算書」も同時に回収できるようになれば、かなりの経理の効率化
になり月末もいつもよりは早く帰宅出来るようになります。


Favorite

フィットネスウェア レディース